INTRODUCCIÓN
El Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, en adelante, MinAgricultura, tiene a su cargo
Formular, Coordinar y Evaluar las políticas que promuevan el desarrollo competitivo, equitativo y
sostenible de los procesos agropecuarios forestales, pesqueros y de desarrollo rural, con criterios
de descentralización, concertación y participación, que contribuyan a mejorar el nivel y la calidad de
vida de la población colombiana.
En cumplimiento de sus funciones, MinAgricultura y con la clara visión de ser la Entidad líder en la
formulación, gestión y coordinación de las políticas agropecuarias, pesqueras, forestales y de
desarrollo social rural, que propendan por su armonización con la política macroeconómica y por
una ejecución descentralizada, concertada y participativa, reconoce el derecho constitucional que
tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido
sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías
constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la
información consagrado en el artículo 20 de la misma.
MinAgricultura, sus Entidades adscritas y vinculadas están comprometidas en garantizar que el
tratamiento de los datos personales que realizan se sujete a los principios descritos en la Ley 1581
de 2012 y sus decretos y en todo momento, dicho tratamiento:
1) Se sujeta a los establecidos en las leyes y demás disposiciones que las desarrollen a fin de
cumplir con el Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos.
2) Obedezca a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser
informada al Titular de modo que se cumpla con el Principio de finalidad.
3) Sólo pueda ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular y que
los datos personales solo puedan ser obtenidos o divulgados si existe previamente una
autorización o un mandato legal o judicial que releve dicho consentimiento sin prejuicio de
la facultad que asiste a las Entidades públicas o administrativas de realizar dicho tratamiento
en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial sin requerir autorización del titular
de forma que se cumpla el principio de libertad.
4) Que la información sujeta a Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada,
comprobable y comprensible y no realice tratamiento de datos parciales, incompletos,
fraccionados o que induzcan a error de forma que se cumpla el principio de veracidad o
calidad.
5) Que se garantice el derecho del Titular a obtener del responsable del tratamiento o del
Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca
de la existencia de datos que le conciernan, para dar cumplimiento al principio de
transparencia.
6) Que el tratamiento se sujete a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos
personales, de las disposiciones legales y la Constitución y que dicho tratamiento sólo se
haga por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas autorizadas
legalmente; Que los datos personales, salvo la información pública, no estén disponibles en
Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o
terceros autorizados, de forma que se cumpla el principio de acceso y circulación restringida.
7) Que la información se maneje con las medidas técnicas, humanas y administrativas que
sean necesarias para otorgar seguridad a los registros y se evite su adulteración, pérdida,
consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, dando cumplimiento al principio de
seguridad.
8) Que todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no
tengan la naturaleza de públicos estén obligadas a garantizar la reserva de la información,
inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el
Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando
ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas legalmente, dando
cumplimiento así al principio de confidencialidad.
DEFINICIONES
Con el fin de facilitar la correcta interpretación de esta política de tratamiento de dato personal, los
siguientes términos se interpretarán de acuerdo con las normas vigentes.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento. Ley 1581
de 2012
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas
naturales determinadas o determinables; Ley 1581 de 2012
Tipos de datos personales definidos por la ley 1266 de 2008
Dato público: “Es el dato calificado como tal según los mandatos de la Ley o de la Constitución
Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados”, de conformidad con la Ley
1266 de 2008. “Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos,
sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos
al estado civil de las personas”.
Dato privado: “Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular”
Dato semiprivado: “Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni
pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector
o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad
comercial o de servicios a que se refiere el Título IV” de la Ley 1266.
Categorías especiales de datos personales de acuerdo con la ley 1581 de 2012
Datos sensibles: Son “aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede
generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la
orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos,
organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como
los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos”.
Encargado del Tratamiento: “Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en
asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del
Tratamiento”. Ley 1581 de 2012
Responsable de Tratamiento: “Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o
en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos”. Ley 1581 de
2012
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del
Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales
a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Decreto 1377 de 2013
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro
o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un
Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable. Decreto 1377 de 2013.
IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
Nombre: MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL,
creado el 08 de Octubre de 1913 por la ley 15 de 1913.
Domicilio: Sede Principal: Avenida Jimenez N°. 7A – 17
Correo electrónico: atencionalciudadano@minagricultura.gov.co
Teléfono: PBX (+571)2543300,
Línea de Atención al Ciudadano Nacional Gratuita 018000510050
Recepción Correspondencia y Atención al Ciudadano: Carrera 8 N° 12B - 31, Edificio Bancol - Piso 5
TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO
La recolección y tratamiento de los datos personales que realiza MinAgricultura tiene las siguientes
finalidades:
a) Desarrollar la misión institucional, cumpliendo los objetivos y funciones según el decreto
1071 de 2015 Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo Agropecuario,
Pesquero y de Desarrollo Rural
b) Cumplir la normatividad vigente.
c) Gestionar y administrar los trámites y servicios ofrecidos por el Ministerio.
d) Enviar por medios tradicionales y electrónicos información relacionada con el Ministerio, sus
programas, actividades, noticias y demás trámites y servicios ofrecidos por la Entidad.
DISPOSICIONES GENERALES SOBRE EL TRATAMIENTO DE DATOS
Todas las personas tienen el derecho constitucional de conocer, actualizar y rectificar las
informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás
derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución
Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma. Ley 1581
de 2012.
La protección sobre el tratamiento de datos personales cobija a los datos personales registrados en
cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por parte de Entidades públicas
o privadas. Las bases de datos pueden ser automatizadas y bases de datos manuales o archivos.
Las bases de datos automatizadas son aquellas que se almacenan y administran con la ayuda de
herramientas informáticas. Las bases de datos manuales o archivos son aquellas cuya información
se encuentra organizada y almacenada de manera física.
Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando el titular haya dado su autorización
explícita a dicho Tratamiento MinAgricultura o salvo en los casos que por ley no sea requerido el
otorgamiento de dicha autorización;
En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y
adolescentes y se realizará siempre que se cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:
a) Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
b) Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la
autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada
teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
MinAgricultura y sus encargados del Tratamiento solo recolectan, almacenan, usan o circulan los
datos personales durante el tiempo que es razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades
que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate
y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una
vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo
contrario, MinAgricultura y sus encargados proceden a la supresión de los datos personales en su
posesión. No obstante, lo anterior, los datos personales serán conservados cuando así se requiera
para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
5.1 Derechos de los titulares de los datos personales
Los titulares de los datos personales recolectados tienen los siguientes derechos consagrados en
la ley 1581 de 2012 y su normativa vigente:
Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o
encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales,
inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté
expresamente prohibido o no haya sido autorizado
El Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales:
(i) al menos una vez cada mes
calendario, y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento
de la información que motiven nuevas consultas.
Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud,
respecto del uso que le ha dado a sus datos personales
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto
en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten
los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión
procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el
Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la
Constitución;
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
5.2 Atención de peticiones, consultas y reclamos
El titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el
dato y revocar la autorización, formular peticiones, consultas y reclamos ante:
Atención al Ciudadano y Radicación
Dirección: Carrera 8 No 12B - 31, Edificio Bancol - Piso 5
Horario de atención: lunes a viernes 8:00 am a 5:00 pm
Línea de Atención al Ciudadano Nacional Gratuita 018000-510050
Conmutador: (57) (1) 254 33 00
Horario de Atención Línea Gratuita: lunes a viernes 7:00 am a 7:00 pm
Email: atencionalciudadano@minagricultura.gov.co
5.3 Deberes del responsable del tratamiento
Como responsable de tratamiento de datos personales y en cumplimiento de las obligaciones
establecidas por el artículo 17 de la ley 1581 de 2012, son deberes del MinAgricultura:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la citada ley, copia de la respectiva
autorización otorgada por el Titular.
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le
asisten por virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz,
completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento,
todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar
las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga
actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del
Tratamiento.
h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo
Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la citada ley.
i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de
seguridad y privacidad de la información del Titular.
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la citada ley.
k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado
cumplimiento de la citada ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en
discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya
finalizado el trámite respectivo.
m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos
de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y
Comercio”
5.4 Autorización para el tratamiento de datos personales
Sin perjuicio de la facultad otorgada por el literal a, del artículo 10, de la ley 1581 de 2012. Casos
en que no es necesaria la autorización, que establece: “La autorización del Titular no será necesaria
cuando se trate de:
a) Información requerida por una Entidad pública o administrativa en ejercicio
de sus funciones legales o por orden judicial; MinAgricultura obtendrá autorización para el
tratamiento de datos personales de los titulares a más tardar en el momento de la recolección de
sus datos e informará los datos personales que serán recolectados así como todas las finalidades
específicas del Tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento
Los datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público, con independencia del
medio por el cual se tenga acceso, entendiéndose por tales aquellos datos o bases de datos que
se encuentren a disposición del público, pueden ser tratados por MinAgricultura siempre y cuando,
por su naturaleza, sean datos públicos.
En caso de haber cambios sustanciales en el contenido de las políticas del Tratamiento de datos
personales , referidos a la identificación del Responsable y a la finalidad del Tratamiento de los
datos personales, los cuales puedan afectar el contenido de la autorización, el MinAgricultura
comunicará estos cambios al Titular antes de o a más tardar al momento de implementar las nuevas
políticas y obtendrá del Titular una nueva autorización cuando el cambio se refiera a la finalidad del
Tratamiento.
El MinAgricultura obtendrá la autorización para el tratamiento de datos personales mediante
manifestación por escrito del titular de datos, de forma oral o mediante conductas inequívocas del
titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. En ningún caso el
MinAgricultura interpretará el silencio como una conducta inequívoca de autorización de tratamiento
de datos personales.
MinAgricultura conservará prueba de la autorización otorgada por los Titulares de datos personales
para el Tratamiento de los mismos.
Los Titulares podrán en todo momento solicitar a MinAgricultura o encargado de tratamiento de
datos personales, la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para
el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, siempre y cuando no exista
un deber legal o contractual del titular de permanecer en la base de datos de MinAgricultura.
5.5 Autorización para el tratamiento de datos personales sensibles
MinAgricultura realizará tratamiento de datos personales sensibles siempre y cuando el titular haya
dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido
el otorgamiento de dicha autorización.
Para el tratamiento de datos personales sensibles se cumplirán los siguientes prerrequisitos:
a) Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su
Tratamiento.
b) Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la
autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que
serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento, así como obtener
su consentimiento expreso.
MinAgricultura no condicionará la prestación de sus servicios a que el titular suministre datos
personales sensibles.
5.6 Personas a quienes se les puede suministrar la información
De conformidad con el artículo 13 de la ley 1581 de 2012, MinAgricultura, podrá suministrar
información que reúna las condiciones establecidas en dicha Ley a las siguientes personas:
a) A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.
b) A las Entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden
judicial.
c) A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.
5.7 Transferencia de datos
En cumplimiento de lo establecido por el artículo 26 de la ley estatutaria 1581 de 2012,
MinAgricultura no realizará transferencia de datos personales de cualquier tipo a países que no
proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel
adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia
de Industria y Comercio sobre la materia, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los que
la presente ley exige a sus destinatarios.
Se excluyen de esta prohibición:
a) Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e
inequívoca para la transferencia.
b) Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y MinAgricultura
o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la
autorización del Titular.
c) Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el
reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
d) Demás exclusiones establecidas por el artículo 26 de la ley estatutaria 1581 de 2012
PROCEDIMIENTOS PARA EJERCER DERECHO DE HABEAS DATA
6.1 Consulta
Requerimiento que realizan los ciudadanos al Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural sobre un
caso o asunto, para que manifieste su parecer sobre materias relacionadas con sus atribuciones y
competencias. Esta respuesta no compromete la responsabilidad de la entidad, ni es de obligatorio
cumplimiento o ejecución. Las consultas o conceptos serán resueltos, atendidos o contestados
dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la fecha de su recibo en la entidad.
6.2 Reclamos
Cualquier expresión verbal, escrita o en medio electrónica, de insatisfacción referida a la prestación
de un servicio o la deficiente atención de una autoridad pública, es decir, es una declaración formal
por el incumplimiento de un derecho que ha sido perjudicado o amenazado, ocasionado por la
deficiente prestación o suspensión injustificada del servicio. Los reclamos deben ser resueltos,
atendidos o contestados dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de su recibo
en la entidad.
6.3 Política de confidencialidad
De conformidad con el artículo 34 de la ley 734 de 2002 son deberes de todo servidor público de
MinAgricultura: Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo,
cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción,
destrucción, ocultamiento o utilización indebidos.
De conformidad con el artículo 35 de la ley 734 de 2002 a todo servidor público le está prohibido:
Dar lugar al acceso o exhibir expedientes, documentos o archivos a personas no autorizadas.
Todo contratista y/o tercero vinculado a MinAgricultura debe guardar reserva cuando lo determine
la ley sobre los datos personales bajo su custodia lo que implica que no puede en ninguna
circunstancia revelar por ningún medio electrónico, verbal, escrito u otro conocido o por conocer, ni
total ni parcialmente, información de carácter personal sin contar con previa autorización de
MinAgricultura.
6.4 Seguridad de la información
MinAgricultura está comprometido en efectuar un correcto uso y tratamiento de los datos personales
contenidos en sus bases de datos, evitando el acceso no autorizado a terceros que puedan conocer
o vulnerar, modificar, divulgar y/o destruir la información de los titulares, para lo cual ha adoptado
el Modelo de Seguridad y Privacidad de la información de la estrategia Gobierno Digital del
Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones
6.5 Modificaciones a las políticas de tratamiento de datos personales
MinAgricultura se reserva el derecho de modificar en cualquier momento las políticas y
procedimientos de tratamiento de datos personales. Cualquier cambio sustancial en la presente
políticas será comunicado oportunamente a los titulares de los datos personales de una manera
eficiente en los términos descritos en el artículo 5° del decreto 1377 de 2013.
MinAgricultura conservará las versiones anteriores de la política y procedimientos de tratamiento de
datos personales para consulta.
HISTORIAL DE CAMBIOS
Fecha Versión Descripción
05-09-2017 1 Versión inicial.
18-12-2019 2 Se realizó la actualización del Logo de la Entidad, se cambió del nombre del profesional y del Jefe de la OTIC.
Así mismo, se cambió Gobierno en Línea por Gobierno Digital.